POP3, IMAP, SMTP, dan Cara Setting Email Pada Mail Client (Outlook, Thunderbird, Mail)

Mau setting email Yahoo atau email kantor di smartphone? atau mau setting Gmail pada Microsoft Outlook atau Mozilla Thunderbird?

Bagi Anda yang ingin setting akun email, baik GMail, Yahoo, Hotmail, atau email domain (email perusahaan, atau email dengan @domain sendiri), Jangan takut, pada tulisan ini kami jabarkan semuanya. Simak dibawah ini.


Mail server dan mail client

Mail Server

Apa itu Mail server? secara umum, mail server bisa diartikan server tempat email Anda berada, atau server tempat Anda mengakses email. Contoh, jika akun email menggunakan Gmail, maka bisa diartikan mail server akun tersebut adalah Gmail.com (alamat akses akun email). Ketika Anda login email melalui web browser, itu adalah login langsung ke mail server.

Jika Anda mempunyai email domain (email@domainsendiri) misal, email kantor nama@(namadomain.domain), maka biasanya mail servernya berada pada alamat: webmail.(namadomain.domain). Contoh email saya rizaldy@zalpc.com, salah satu akses login ke mail servernya melalui webmail.zalpc.com.

contoh akses ke mail server domain zalpc.com

Mail Client

Mail client adalah program atau aplikasi khusus untuk mengakses mail server melalui protokol tertentu (bukan web browser). Contoh Mail Client adalah Microsoft Outlook, Mozilla Thunderbird, apps Mail di Android atau iOS, atau apps Gmail di Android/iOS.

Biasanya, mail client bersifat multi account, yang berarti bisa kita masukkan lebih dari satu akun email. Tentunya sangat memudahkan jika kita mempunyai banyak akun email. Anda tidak perlu repot login sana-sini, cukup buka aplikasi mail client, maka semua akun email akan mudah diakses.

contoh mail client MS. Outlook

Oke, sampai disini Anda sudah mengenal konsep mail server dan mail client dan kegunaannya. Sekarang bagaimana kita mulai setting email pada mail client? melalui protokol khusus.


Mail protocol

Mail protocol adalah protokol khusus yang bisa digunakan mail client untuk mengakses mail server. Saat tulisan ini dibuat, protokol yang umum untuk menerima email pada mail client ada dua, POP3 dan IMAP. Satu protokol lagi adalah SMTP untuk mengirim email dari mail client.

Apa itu POP3?
Post Office Protocol version 3 (POP3) adalah protokol yang digunakan untuk mengunduh dan menerima email dari mail server ke mail client perangkat. POP3 memungkinkan Anda untuk mengunduh email di komputer lokal Anda dan membacanya bahkan saat Anda tidak terhubung ke internet.

Ketika Anda menggunakan POP3 untuk terhubung ke akun email Anda, email diunduh secara lokal dan dihapus dari mail server. Hal ini tidak memungkinkan Anda untuk mengakses akun Anda dari beberapa perangkat mail client.

Keuntungannya jika menggunakan POP3, pesan Anda disimpan di perangkat Anda, yang berarti mengurangi ruang yang digunakan akun email Anda di server email.

Apa itu IMAP?
Internet Message Access Protocol (IMAP) adalah protokol yang digunakan untuk mengakses email dari mail server ke mail client. Jika protokol POP3 hanya memungkinkan email diakses dari satu mail client/perangkat, IMAP memungkinkan akses oleh banyak mail client dalam banyak perangkat.

Maka IMAP lebih cocok jika Anda akan mengakses email Anda dari perangkat yang berbeda atau jika akun email Anda dikelola oleh banyak pengguna (multi-user).

Masih bingung? saya berikan analogi

POP3 adalah ketika Anda dikirimi surat kertas, lalu Anda mengambilnya dari tangan pak pos, membawanya kedalam rumah, dan membacanya dirumah.

IMAP adalah ketika Anda dikirimi surat kertas, lalu pak pos membukanya, dan Anda membacanya langsung dari tangan pak pos. Setelah itu surat dibawa kembali oleh pak pos.

Jadi perbedaan utama POP3 dan IMAP

POP3:

  • Mengunduh email ke perangkat/mail client,
  • Digunakan hanya untuk 1 mail client dalam 1 perangkat.

IMAP

  • Mengakses ke mail server (tidak mengunduh email)
  • Bisa digunakan untuk banyak mail client dan banyak perangkat.

SMTP

SMTP adalah Simple Mail Transfer Protocol. Protokol ini digunakan untuk mengirim email dari mail client.

Sampai disini sudah puyeng, Alfonso?

ingat saja:

  • POP3 dan IMAP untuk menerima email (incoming mail protocol)
  • SMTP untuk mengirim email (outgoing mail protocol)

Bagaimana cara setting email di mail client?

Setelah Anda mengetahui beberapa terminologi diatas, maka saatnya kita coba setting mail pada MS outlook. Outlook yang saya gunakan adalah Outlook 365, tapi secara umum istilah setting sama saja dengan mail client lain.

  • Buka outlook, lalu Add Account (atau File, Account/Add Account)
  • Isikan alamat email yang akan kita masukan
  • Klik “Manually Setup Account” atau “Manual Options” jika Anda memasukkan Email domain. Jika Anda memasukan email GMail dan Yahoo, maka Outlook akan otomatis setting untuk Anda.
  • Klik connect atau next.
Setup manual untuk email domain sendiri
  • Pada jendela berikutnya, Anda akan memilih tipe protokol apa yang akan digunakan. Contoh saya akan menggunakan protokol POP3.
Pilih protokol yang akan digunakan, POP atau IMAP
  • Isi kolom incoming dan outgoing

Biasanya, pada email domain, kolom incoming dan outgoing ini diisi mail.(namadomain.domain). Contoh saya akan masukan email tester@zalpc.info, maka saya isi di kolom incoming dan outgoing mail.zalpc.info

Atau Anda juga bisa bertanya pada penyedia email hosting/mail server Anda, apa setting incoming dan outgoingnya. Karena ada beberapa penyedia hosting yang berbeda.

None, SSL, atau TLS? Port diisi berapa?

Secara default, protokol POP3 berfungsi pada dua port:

Port 110 – ini adalah port POP3 non-terenkripsi (encyrption none)
Port 995 – port ini digunakan untuk enkripsi SSL

Secara default, protokol IMAP berfungsi pada dua port:

Port 143 – ini adalah port IMAP non-terenkripsi (encryption none)
Port 993 – port ini digunakan untuk enkripsi SSL.

Secara default, protokol SMTP berfungsi pada tiga port:

Port 25 – ini adalah port SMTP non-terenkripsi (encryption none)
Port 465 – port ini digunakan untuk enkripsi SSL atau STARTSSL
Port 587 – port ini digunakan untuk enkripsi TLS atau STARTTLS

Untuk setting port dan enkripsi ini, anda bisa juga bertanya pada penyedia hosting. Tapi Anda bisa trial and error. Karena pada umumnya, semua penyedia email hosting pasti menggunakan salah satu setting diatas.

contoh setting port dan enkripsi

Klik Next, mail client akan mencoba mengakses mail server dengan setting yang sudah diinput. Jika ada Internet Security Warning, klik Yes untuk melanjutkan, Hal itu terjadi ketika security certificate dari mail server dan mail client tidak cocok. Tapi tidak menjadi masalah.

Klik Yes untuk melanjutkan
sukses

Setting Gmail dan Yahoo

Untuk setting Gmail dan Yahoo, sama seperti diatas. Biasanya mail client akan otomatis mengisikan setting untuk Anda. Anda hanya diminta memasukan email dan password. Tapi jika harus ini manual, ini settingnya:

Gmail
incoming server
POP: pop.gmail.com
port 995 – SSL

IMAP: imap.gmail.com
port 993 – SSL

outgoing server
SMTP: smtp.gmail.com
port 465 – SSL
port 587 – TLS

Catatan: wajib menggunakan enkripsi SSL/TLS

Yahoo.co.id
incoming server
POP: pop.mail.yahoo.co.id
Port 995 – SSL

outgoing server
SMTP: smtp.mail.yahoo.co.id
Port 465 – SSL
Port 587 – TLS

Sekian dulu

ZalPC